StayHome テレワークについて

2020年6月30日

 

こんにちは♪

本稿は自粛中、乾物作りに没頭していた「干物女」が執筆を担当させていただきます。食品は天日干しをすることで長期保存が可能になり、さらにうま味や香り、栄養価が増します。皆さんもチャレンジしてみてはいかがでしょうか?

この度の世界規模の感染症流行により、一時トレンドワードにもなった#StayHomeの呼びかけに、企業においても出社をしない勤務体系が加速したのは皆さんご承知の通りです。

ご多分に漏れず当社でも、社員・パートナーを問わず全従業員に在宅勤務が指示されました。また、当社では緊急事態宣言解除後も在宅勤務は可能な限り推進継続の方向となっています。

今回の緊急事態宣言によって多くの企業が突如、在宅勤務への対応を余儀なくされましたが、これから第2・第3の流行も懸念される中でテレワーク*が今後のスタンダードになるという見方もあります。

前置きが長くなりましたが、本稿では、今後スタンダードになっていくであろうテレワークの基本についてお話していきます。


※本稿は厚生労働省の言う雇用型テレワークを基本に後述しています(オフィス以外の遠隔地で勤務する方の呼称には、リモートワークやテレワークなどさまざまありますが、総務省・厚労省の記載”テレワーク”に合わせています)

テレワークと在宅勤務…何がどう違うの?

世間では、「テレワーク」と「在宅勤務」が、同じ意味で使われている場面が多く見られますが、厚生労働省では、以下のように定義しています。

テレワーク:ICT(情報通信技術)を活用して、本来のオフィスから離れたところで勤務する、時間や場所を有効に活用した柔軟な働き方のこと。業務を行う場所に応じて以下の3つのタイプにわけられます。

 

  1. 在宅勤務
    終日、所属するオフィスに出勤しないで自宅を就業場所とする勤務形態です。オフィスに出勤したり、顧客訪問や会議参加などによって外出したりすることがなく、1日の業務をすべて自宅の執務環境の中で行います。通勤負担が軽減され、時間を有効に活用することができます。

  2. サテライトオフィス勤務
    所属するオフィス以外のオフィスや遠隔勤務用の施設を就業場所とする働き方です。例えば、通勤先の所属オフィス以外で従業員の自宅近くにオフィスがある場合、そのオフィス内にテレワーク専用の作業スペースを設けることで、職住近接の環境を確保することができ、通勤時間も削減することができます。また、遊休施設や空き家などを活用して行う遠隔勤務には、組織の活性化や地方創生など、多様な期待が寄せられています。

  3. モバイル勤務
    移動中(交通機関の車内など)や顧客先、カフェなどを就業場所とする働き方です。営業など頻繁に外出する業務の場合、さまざまな場所で効率的に業務を行うことにより、生産性向上の効果があります。テレワークでできる業務が広がれば、わざわざオフィスに戻って仕事をする必要がなくなるので、無駄な移動を削減することができます。また、身体的負担が軽減でき、ワーク・ライフ・バランス向上に効果があります。

このように、「在宅勤務」は読んで字のごとく在宅で勤務することであり、勤務場所を自宅に限定した勤務形態です。すなわち「テレワーク」の中にあるひとつの種類だと言えます。
決まった場所への出勤を必要とせず、自宅を就業場所として働くことができる「在宅勤務」は、妊娠・出産・介護などのほか、病気やケガで通勤が難しくなった人も仕事を続けられ、現在最も注目されている働き方と言えるでしょう。

テレワークはこれからのスタンダードになる?

近年の急速なIT化と感染症の対応から、こうしたオフィス以外での勤務形態は、当たり前のように報道され、あたかもスタンダードであるかのように見えていました。しかし、緊急事態宣言の解除と共に出社を推奨している企業は思いのほか多いようです。

テレワークが浸透すれば、従業員のワーク・ライフ・バランスは向上し、企業側も物理的なオフィス縮小による経費の大幅削減が見込めます。また、SDGs(Sustainable Development Goals:持続可能な開発目標)の観点から、社会にとっても利点は多く、さらに今回のような感染症対策としてもリスクを軽減することができます。

パソコンやタブレット・スマートフォンなどのIT機器とインターネットに接続できる環境さえあれば、場所を問わずに業務が可能となるテレワーク。いいことずくめで、もはや出社する必要がないようにも思えますが、実際のところはどうなのでしょう?

テレワークは全国でどれだけ進んだのか?

5月末に行われた調査会社カオナビの研究機関「カオナビHRテクノロジー総研」の発表*によれば、全国の同月上旬のテレワーク実施率(週に2~3日出社し、その他はテレワークと回答した人の割合)は35.5%。首都圏では52.2%と半数を超えたものの、首都圏以外の地域では出社を基本としていたところが多く見られ、特に東北・北海道に至っては、74.7%もの人が「毎日出社」していたことが分かりました。

*出典:カオナビHRテクノロジー総研
https://corp.kaonavi.jp/news/pr_20200526/


もちろん中にはテレワークに適さない業種・職種もありますが、この調査結果から、緊急事態宣言前に比べるとテレワークの実施率は増加しているものの、まだまだ少数派なのが実情だと言えそうです。

ちなみに当社の5月の在宅勤務実施率は85.4%で、上記調査で70%と最も実施率が高かった業種「IT・インターネット」を超えています。
さらに、この数値は5月の出勤日数に対して実際に在宅勤務を行った日数の割合なので(リモートワークは週に2~3日以内で出社、という概念と異なる)、仮に集計方法を上記調査に合わせたなら、さらに数値は上昇するものと考えられます。
在宅勤務開始直後の混乱はありましたが、かねてより当社のシステム部門が、BCP対策やオリンピックに照準を合わせ、事前に準備を進めていたことによりこの数字が実現できたと考えています。

上記に述べてきたように、一見すればWin×Winの働き方であるテレワーク。
では、なぜ浸透に時間がかかっているのでしょう?詳しく調べているうちに、大別して3つの課題が浮上してきました。

  1. セキュリティー、インフラ環境整備にかかわる問題
    在宅勤務のみならずテレワーク全体に言えることですが、会社のPCを社外に持ち出すことで情報漏えいのリスクが高まります。それを回避するには新しいシステムやアプリの構築および変更、IT機器の数をそろえるなどの物理的要因も含め、規定を満たしたインフラの整備が必要不可欠です。こうした整備にかかる時間と費用の確保に、少なからず企業側の時間や体力も必要となります。

  2. 勤務管理と、マネジメント方法の問題
    次に、従業員の労務や仕事の進捗状況の管理をどうするかという問題です。
    従業員が何時から何時まで勤務したのか、きちんと作業をしていたのか、評価はどうするのか、成果物は適正なのかなど、これまで目視で管理していたことが分からなくなるのでは?という不安から、導入が進まない企業も少なくないようです。

  3. 遠隔地にいる従業員のフォローアップ問題
    テレワークでは、公私の切り替えがうまくいかないとの声をよく聞きます。
    近くに上司や同僚がおらず、気軽に相談できないことで作業が滞る。そのため自宅や遠隔地だとなかなか能率が上がらず長時間労働に。結果として公私の切り替えが上手くいかなくなるとのこと。
    これは一例ですが、公私の切り替えが上手くいかず、ストレスが溜まり続けると精神的にもよくありません。これまでと同等の作業効率とモチベーションを維持し、健康的に働いてもらうには、遠隔地にいる従業員のフォロー体制がとても重要になります。



では、こうした課題を解消するにはどうすればいいのか?具体策を考えたいと思います。

課題解消の具体策は?

まずはセキュリティーの問題を解消

テレワークによる情報漏えいを回避するために、まず既存のセキュリティーポリシーが、テレワークのような勤務形態に対応しているのか確認が必要です。守るべき資産や対策を講じる場所に変化があるかもしれません。ネットワークの暗号化、不正アクセス、ウイルス対策など具体的な見直しを図るとともに、従業員への教育・啓発も必要になります。今まで以上に、従業員のITリテラシーを高めなくてはならないでしょう。

勤怠管理に有効なツールを導入する

勤務時間の把握には、ICTを利用した勤怠管理、もしくはそれを補助する仕組みの導入が有効です。具体的には、クラウド上で打刻できる勤怠管理システムや、PCログを収集して実際に稼働していた時間を把握する仕組みなどです。アナログですが、始業・終業時に従業員からチャット・メール・電話などで報告をしてもらうのも効果的です。
また、顔や資料をPCで共有しながら会議を進行できるWeb会議システムや、コミュニケーションを気軽に取れるビジネスチャットツールがあると、遠隔地でもオフィス出社時と同様の環境に近づくと思います。

マネジメントにもオンラインツールを活用

テレワークでは上司と部下が同じ屋根の下にいるわけではないため、オフィスでのマネジメント手法の流用が困難だと思う方も多いでしょう。しかし、よくよく考えてみれば、オフィスにおいてもつきっきりで部下を見ていたわけではありません。場合によっては、勤務する部屋や建物が違うことも多くあります。確かに対面で会話をする機会が減り、多少進み具合が分かりにくくなるかもしれません。ですが、成果物や今何をしているのかなどを可視化し、相互のコミュニケーションをしっかり取っていれば、これまでと何ら変わらないとも言えます。
チャットツール等でコミュニケーションを取りながら、定期的に対面のミーティングも行えば、今までと同様のマネジメントができると思います。

適切に労務管理・人事評価を行う

テレワーク中のマネジメントで心配される労働時間の管理や、業務の進捗状況の把握は上記にお話したツールの活用で解消します。そのうえで、上司と部下の間で短期的な目標を設定し、その目標に対する業務の進捗を常に意識しておけば、後々の人事評価も正確なものになります。これからは上司に任せきりの評価ではなく、部下からも積極的に報告を行うなどボトムアップ型で物事を進め評価してもらうことが重要になってくるのではないでしょうか。離れた場所にいても上司・部下の双方が不安を感じないように、相互に作用する新しいマネジメント手法が成否の鍵を握るでしょう。

 

いかがでしたか?このように、既にある便利ツールを適材適所で活用すれば、その課題のほとんどは解消することができると思われます。
テレワーク導入をお考えの皆さまに、少しは参考になりましたでしょうか?
これからも日進月歩で新たなツールが続々と登場し、さらに利便性が上がることは間違いないと思います。しかし、何よりも大切なのはお互いの「信頼」であることは、いつでも忘れないようにしたいものですね。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

 

※記載されている情報は2020年6月時点のものです。


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