「zenflowMR一報」導入事例(アッヴィ合同会社様)

「zenflowMR一報」導入により
安全性管理業務の2~3割以上の業務を削減!

アッヴィ合同会社様

お客さま情報

アッヴィ合同会社(以下、アッヴィ)は、米国に本社を置く、研究開発型のグローバルバイオ医薬品企業です。
米国本社では「革新的な新薬を継続的に提供し、卓越した実行力をもって、最高のパフォーマンスを持続的に達成することができる、患者さん中心のイノベーションに根差したスペシャルティバイオ医薬品企業となること」というミッションを掲げています。
世界で最も困難な健康問題に対する先進的な治療法の研究開発に取り組むと共に、疾患の治療だけにとどまらず、人々の生活に価値をもたらすことを目指しています。

 

今回は、zenflowMR一報の導入について、アッヴィ合同会社医学統括本部ファーマコヴィジランス統括部、浜野氏、山下氏、森山氏、山田氏にお話を伺いました。

 

アッヴィ合同会社様 URL: https://www.abbvie.co.jp/

導入サービス

背景と課題

1.手書きのフォームでの報告と管理(MR)

MRは手書きのフォームに記入して有害事象報告するため、そのフォームを常に携帯し、報告する際はFAX機を探す手間などがありました。また、再調査が終了するまで、記入したフォームを自身で持っておく必要がありました。

2.手作業が多く、QCなどに時間と手間がかかっていた(PV・MR双方)

MRからFAXで送信される連絡票は、出力した紙を回覧して取り扱っていたため、マニュアルで行う作業が数多くありました。FAXで受領した連絡票中の必須記入項目に入力漏れなどがあれば、都度MRに電話をかけて確認していたため、MRとPV双方に少なからず負担がかかっており、全体として決して効率的ではない業務となっていました。

3.スケジュールが視覚化できず、進捗がわからない(PV・MR双方)

PVとMRの間における連絡や調査依頼などは、基本的にメールで行っていました。 メールは使い慣れている反面、見落としなどによる人為的なミスが発生しやすく、また、過去のやり取りを確認するためにメールの送受信履歴の中から都度検索が必要であるなど、管理に手間がかかり、双方の進捗がわかりにくいものになっていました。

4.保管場所の確保など、紙資料での運用の限界(PV)

資料は紙ファイルで保管していましたが、膨大な紙資料が蓄積され、管理が難しくなっていました。また、作業状況の可視化という点でも、紙資料だけではPV担当者間の作業の偏りを把握しにくい状態でした。さらに、資料の保管場所の確保や過去資料の検索が困難であることも課題でした。

zenflowMR一報を選択した決め手

1.既存システムを持ち、導入経験があることが、何よりも大きな決め手

当社のニーズを満たすシステムを既に保有し、製薬会社への導入経験があることがなにより安心でした。他社からも当社が望むすべての機能を標準搭載するという提案があったものの、業務のノウハウや経験を重視して、CACクロアに決めました。

2.画面デザインはシンプルで直感的、フォロー体制も万全

システム導入直後、社内での混乱がほとんどなかったのは、システムのデザインがシンプルで分かりやすく、直感的に使えるシステムであったからだと思います。いい意味で想定外だったのは、システムの設計中から、こちらの要望をCACクロアがタイムリーに把握・理解し、こちらが求める解決策を的確に返してくれたため、認識の齟齬が無かったことです。
やはり実績があり、製薬会社の仕事のプロセスを熟知しているからこそ、迅速に対応できるのだと実感でき、大変安心感がありました。

3.導入コストも費用対効果も◎

導入コストも魅力的でした。オンプレミスで提案した企業もありましたが、システム管理者を常駐させることは難しく、また、業務委託先担当者が社外から効率的に業務を行いたいという要望を満たすことも叶いませんでした。 CACクロアのクラウドサービスは、社内外から安全にストレスなく利用可能で、費用対効果の面でも満足できる内容でした。

 

zenflow AE報告システム概要

 

zenflow AE報告システム概要
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システム導入後の効果

1.業務状況を数値化して管理できるようになり、作業効率が改善

システム導入前に比べて、少なくとも2~3割の業務時間が削減できていると思います。例えばある業務では、これまで10分かかっていた作業時間が、1分以内に終わるようになりました。また、以前は問題が生じた際に、遡って原因を把握するだけでも、かなりの時間がとられていました。しかし、システムを導入したことで、そもそもミスが起きにくい環境となり、さらに状況の把握や修正が容易になったため、実際の作業時間以上の効率化が図られたと感じています。
そして、業務内容やその作業時間が可視化できるようになったため、マネジャーにとっても、部下の業務の状況を数値やグラフなどで簡単に確認できるようになり、業務管理がしやすくなりました。

2.在宅勤務でもオフィスと同等のパフォーマンスが可能

今までは、例えば原票の確認、関係者との連絡、各症例の状況把握など、業務毎に担当者が異なる場合には、一貫した管理が難しかったのですが、システム導入によって一本の線の作業として一元管理出来るようになりました。また、システムにアクセスさえできれば、在宅勤務でもオフィスと同等の業務が出来るようになり、さまざまな働き方のニーズに柔軟に対応できるようになりました。

CACクロアスタッフの声

アッヴィ様は、紙をベースとした安全管理業務をシステム化し、増大する収集情報への対応、品目の増加に伴って複雑化するプロセスの品質向上、業務スピードの迅速化を実現することが大きなテーマでした。
当社が独自に開発した安全性情報進捗管理パッケージ「zenflow」導入時には、事前にアッヴィ様に業務プロセスの大幅な見直しを行っていただいたため、カスタマイズをほとんど行うことなく導入できました。
本プロジェクトのゴールをお客様と当社プロジェクトメンバーで一丸となって共有できたことが、プロジェクト成功の要因であったと思っております。 今後は、お客様のより一層の業務効率化のため、画面周りの改善など、機能拡充を通じて、ご支援させていただければと考えています。

 

 

 

※本資料に記載されている会社名、商品名は、各社の商標または登録商標です。

※記載されている情報は2019年12月時点のものです。

 


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